Beschreibung zum Programm AddressEdit (Adressenverwaltung) ========================================================== Die Installation des Programms erfolgt durch den Aufruf des Installationsprogramms. Vom Installationsprogramm wird ein Ordner mit den zum Programm gehörenden Dateien, eine Verknüpfung zum Programm auf dem Desktop (Arbeitsplatz) und eine Verknüpfung im Startmenü angelegt. Nach dem Aufruf des Programms wird von der markierten Adresse der Name in einer Liste angezeigt. Durch Drücken der Taste F12 werden die zum ausgewählten Namen gespeicherten Informationen angezeigt. Mit Escape oder Alt+F4 gelangt man zur Liste zurück. Durch drücken der Enter-Taste wird die komplette Adresse sichtbar und kann bearbeitet werden. Durch erneutes drücken der Enter-Taste oder durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons werden die Änderungen gespeichert und man gelangt zurück in die Liste aller Namen. Nach jeder Neueingabe oder Änderung wird die Adressendatei alphabetisch sortiert. Jede Adresse besteht aus folgenden Feldern: Name Zusatz Anrede Straße PLZ/Ort Telefon Privat Telefon Dienst Telefon Mobil E-Mail-Adresse Privat E-Mail-Adresse Dienst Internetadresse Geburtstag Bank (Name der Bank) BIC (Bank Identifier Code) IBAN (International Bank Account Number) Betrag Datum VZweck1 (Verwendungszweck 1) VZweck2 (Verwendungszweck 2) Gruppe(n) Bemerkung Bei der Eingabe des Namens sollte folgendes beachtet werden: Besteht der Name aus Vorname und Nachname, sollte man zuerst den Nachnamen eingeben gefolgt von einem Komma und einem Leerzeichen, danach folgt der Vorname. Beispiel: Müller, Peter Die Eingabe einer Anrede erfolgt mit Hilfe einer Auswahlliste. Enthält die Auswahlliste nicht den gewünschten Wert, kann eine Anrede auch eingegeben werden. Die voreingestellten Anreden können mit Hilfe der Cursortasten ausgewählt werden. Das Geburtsdatum muß mit Hilfe einer Ausklappliste bestimmt werden. Nur wenn alle drei Felder einen gültigen Wert haben, wird das Datum gespeichert. Die Eingabe einer oder mehrerer Gruppen bei den Menüpunkten "Neueingabe" und "Bearbeiten" erfolgt mit Hilfe einer Gruppenauswahlliste. Eine oder mehrere Gruppen können mit Hilfe der Leertaste ausgewählt werden. Bei der Eingabe einer IBAN wird vom Programm überprüft, ob es sich um eine gültige IBAN handelt. Ist dieses nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Der Datensatz kann dann nicht gespeichert werden. Die einzelnen Adressen bzw. deren Namen kann man durch drücken der Cursortasten ansteuern oder durch die Eingabe eines oder mehrerer Anfangsbuchstaben. Durch drücken der Alt-Taste gelangt man in die Menüzeile, wo folgende Menüpunkte zur Verfügung stehen: Datensatz Suchen Kontakt Listen Ausdrucken Exportieren Extras Hilfe Nachfolgend werden die einzelnen Menüs und deren Menüpunkte kurz beschrieben. Menü "Datensatz" 1. Bearbeiten Diesen Menüpunkt erreicht man auch durch Drücken der Enter-Taste in der Liste oder durch drücken der Tastenkombination Strg+b. Hiermit kann die ausgewählte Adresse geändert werden. Durch drücken der Tab-Taste gelangt man zu den einzelnen Feldern. Durch erneutes drücken der Enter-Taste oder durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons wird die Adresse gespeichert. Sollen die Änderungen nicht gespeichert werden, gelangt man durch Drücken der Escape-Taste zurück zur Adressenübersicht. Um bei einer Neuaufnahme oder einer Bearbeitung einer Adresse einige Felder gezielt anspringen zu können, stehen folgende Tastenkombinationen zur Verfügung: Strg+n = Cursor im Feld Name positionieren, Strg+t = Cursor im Feld Telefon positionieren, Strg+e = Cursor im Feld E-Mail positionieren, Strg+i = Cursor im Feld Internet positionieren, Strg+b = Cursor im Feld Bank positionieren. Nach der Neuaufnahme oder nach einer Bearbeitung einer Adresse, gelangt man zurück zur Adressenübersicht. 2. Löschen Hiermit kann die ausgewählte Adresse gelöscht werden. Es erfolgt jedoch zunächst eine Sicherheitsabfrage, ob die Adresse auch tatsächlich gelöscht werden soll. Wird die Abfrage mit Hilfe des Ja-Buttons quittiert, wird die Adresse gelöscht. Nach dem Löschen einer Adresse gelangt man zurück zur Adressenübersicht. Hier steht man nun auf der Adresse, die in der Adressenübersicht nach der gelöschten Adresse stand. 3. Neueingabe Mit Hilfe dieser Funktion kann eine neue Adresse eingegeben werden. Mit Hilfe der Tab-Taste gelangt man zu den einzelnen Feldern. Durch drücken der Enter- Taste oder durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons wird die neue Adresse gespeichert. Soll die Adresse doch nicht gespeichert werden, gelangt man durch Drücken der Escape-Taste zurück zur Adressenübersicht. Die Anrede kann selbst eingegeben werden, es stehen aber auch fünf Anreden in einer Auswahlliste zur Verfügung: Frau, Herrn, Firma, Familie und Eheleute. Die Gruppe(n) können aus einer Liste ausgewählt werden, indem man die gewünschte(n) Gruppe(n) mit Hilfe der Leertaste aktiviert oder deaktiviert. Durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons gelangt man zurück zur Adresse. Wird ein Betrag und ein Datum eingegeben, wird eine Überweisung gespeichert. Das Datum muss 10stellig eingegeben werden. Wird eine Überweisung gespeichert, erfolgt eine akustische Rückmeldung. 4. Drucken Mit Hilfe dieser Funktion können alle Angaben zur markierten Adresse ausgedruckt werden. Standardmäßig wird das Textverarbeitungsprogramm WordPad aufgerufen und die Adresse eingefügt. Mit Hilfe der Druckfunktion von WordPad kann die Adresse ausgedruckt oder bearbeitet werden. Menü "Suchen" Hiermit läßt sich die Datei durchsuchen. In folgenden Feldern kann gesucht werden: Name/Zusatz, Anrede, Straße, PLZ/Ort, Telefon, E-Mail, Internet, Geburtsdatum, Bankverbindung, Bemerkung und Volltextsuche. Bei der Volltextsuche wird in allen Feldern gesucht. Die Groß- und Kleinschreibung muß bei der Eingabe des Suchbegriffs nicht beachtet werden. Wird der Suchbegriff gefunden, wird die entsprechende Adresse markiert. Durch Drücken der Taste F3 wird die nächste Adresse mit dem gesuchten Suchbegriff gesucht. Wird kein Eintrag mehr mit dem Suchbegriff gefunden, ertönt ein akustisches Signal. Mit Hilfe der Taste F2 kann die vorherige Adresse mit dem Suchbegriff wieder angesteuert werden. Menü "Kontakt" In diesem Menü stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: E-Mail schreiben an private Adresse (F9) E-Mail schreiben an dienstl. Adresse (F10) Internetseite aufrufen (F11) Private Telefonnummer anrufen per Tonwahl (Shift+F1) Dienstl. Telefonnummer anrufen per Tonwahl (Shift+F2) Mobilnummer anrufen per Tonwahl (Shift+F3) Wählen einer Telefonnummer per Tonwahl Mit Hilfe dieser Funktion kann man die Rufnummern die zu einer Adresse eingegeben wurden akustisch wiedergeben. Hierdurch können die Rufnummern automatisch angewählt werden. Dazu muß man den Hörer des Telefons an den Lautsprecher halten, aus dem die Ziffernfolge akustisch wiedergegeben wird. Die Funktion "Internetseite aufrufen" startet den Standard-Browser und ruft die entsprechende Internetseite auf. Menü "Listen" Folgende Listen können mit Hilfe dieses Menüs angezeigt werden: Geburtstagsliste alphabetisch (Strg+F5) Geburtstagsliste chronologisch (Strg+F6) Geburtstagsliste (Runder Geburtstag) (Strg+F7) Ortsliste (Strg+F3), sortiert nach Postleitzahl Straßenliste (Strg+F4), sortiert nach Alphabet Mit Alt+F4 oder Escape gelangt man zur Adressenliste zurück. Menü "Ausdrucken" Mit Hilfe dieses Menüs können folgende Angaben gedruckt werden: Briefvorlage (F7) Etikett ohne Aufdruck Blindensendung (F8) Etikett mit Aufdruck Blindensendung Etikett mit Aufdruck Einschreiben Briefumschlag mit markierter Adresse Briefumschlag mit Eingabe der Adresse Paketaufkleber Alle genannten Funktionen rufen die eingetragene Textverarbeitung auf (Standardmäßig WordPad) und zeigen die zu druckende Ausgabe an. Mit Hilfe der Druckfunktion der Textverarbeitung kann der Ausdruck erfolgen. Menü "Exportieren" Mit Hilfe dieser Funktionen kann Folgendes exportiert werden: Adressenliste in TXT-Datei (Strg+F12) Telefonliste in TXT-Datei (Strg+F11) Adressen in CSV-Datei Adressen in XLS-Datei Adressen für iPhone im CSV-Format Menü "Extras" In diesem Menü stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Geburtstagserinnerung (F5) Textverarbeitung aufrufen (F6) Serienbrief erstellen (Strg+F1) Serienmail versenden (Strg+F2) Tonwahldatei für private Telefonnummer erstellen (Shift+F5) Tonwahldatei für dienstl. Telefonnummer erstellen (Shift+F6) Tonwahldatei für Mobilrufnummer erstellen (Shift+F7) Adressen aus CSV-Datei importieren Adresse in Zwischenablage kopieren Bankverbindung in Zwischenablage kopieren Überweisungsformular erstellen Überweisungen anzeigen Informationen zur Adressendatei (Strg+I) Gruppenliste bearbeiten Konfiguration (Strg+K) 1. Geburtstagserinnerung Mit Hilfe dieser Funktion wird überprüft, ob am aktuellen Tag oder an den 5 Folgenden Tagen jemand Geburtstag hat. Trifft dies zu, wird der Name und das entsprechende Alter angezeigt. Ein akustisches Signal (Fanfare) ertönt zusätzlich. Wird kein zutreffendes Geburtsdatum gefunden, ertönt nur ein kurzer Signalton. 2. Textverarbeitung aufrufen Hiermit wird die in der Konfigurationsdatei angegebene Textverarbeitung aufgerufen. Standardmäßig ist das die Textverarbeitung WordPad. 3. Serienbrief erstellen Mit Hilfe dieser Funktion kann ein Serienbrief erstellt werden. Die Vorlage für einen Serienbrief kann beispielsweise wie folgt aussehen: Beispiel 1: Kegelverein Köln *Datum* Rheinstraße 10 50123 Köln *Anrede1* *Name* *Zusatz* *Straße* *PLZ Ort* Einladung zur Jahreshauptversammlung *Anrede2* hiermit laden wir Euch/Sie ein zur Jahreshauptversammlung am 15.08.2010. Mit freundlichen Grüßen Beispiel 2: Manfred Winkler *Datum* Rheinstraße 10 50123 Köln *Anrede1* *Name* *Straße* *PLZ Ort* Einladung Hallo *Vorname*, hiermit lade ich Dich/Euch herzlich ein zu meiner Geburtstagsfeier am kommenden Wochenende. Die Feier beginnt um 19:00 Uhr. Bitte teile mir mit, ob Du bzw. Ihr kommen könnt. Herzliche Grüße Die Platzhalter für die eigentliche Adresse müssen mit einem * (Stern) gekennzeichnet werden. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: *Anrede1* (Anrede1 beinhaltet die postalische Anrede, z. B. Frau oder Herrn). *Anrede2* (Anrede2 beinhaltet die persönliche Anrede, z. B. Sehr geehrte Frau Meier oder Sehr geehrter Herr Meyer). *Name* *Vorname* *Zusatz* (Zusatz ist z. B. Inhaber Herr Müller oder z. Hd. Frau Müller). *Straße* *PLZ Ort* *Datum* Als erstes muß die Gruppe ausgewählt werden, für die der Serienbrief bestimmt ist. Es werden nur Adressen ausgewählt, bei denen auch im Feld PLZ/Ort ein Eintrag gefunden wird. Als nächstes muß der Name der Serienbriefvorlage eingegeben werden. Wird die Serienbriefvorlage nicht gefunden, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Wird die Serienbriefvorlage gefunden und Personen, die der ausgewählten Gruppe angehören, wird ein Brief für jede gefundene Person erstellt. Die Anzahl der erstellten Briefe wird nach der Fertigstellung der Briefe angezeigt. Alle Briefe sind in einer Datei in der Zwischenablage gespeichert. Wenn man jetzt ein Textverarbeitungsprogramm aufruft, kann die Datei mit allen Briefen mit Hilfe der Tastenkombination Strg+v eingefügt werden. Mit Hilfe der Funktion "Drucken" des Textverarbeitungsprogramms können die Briefe nun ausgedruckt werden. Jeder Brief beginnt auf einer neuen Seite. Der zuletzt eingegebene Name der Serienbriefvorlage wird vom Programm in der Konfigurationsdatei gespeichert. Beim nächsten Aufruf der Serienbrieffunktion wird er als Dateiname wieder angezeigt. 4. Serienmail versenden Mit Hilfe dieser Funktion kann eine E-Mail an eine zuvor auszuwählende Gruppe gesendet werden. Wird die ausgewählte Gruppe gefunden, wird die private E-Mail-Adresse des Eintrags für den Versand genommen. Ist keine private E-Mail-Adresse eingetragen, wird die dienstliche E-Mail-Adresse für den Versand verwendet. Bevor die E-Mail an die Gruppe versendet wird, muß der Betreff und die Nachricht eingegeben werden. Es können unbegrenzt viele E-Mails versendet werden, da die E-Mails einzeln abgearbeitet werden. Nach dem Versand wird angezeigt, wieviele E-Mails gesendet wurden. 5. Tonwahldatei für private Telefonnummer erstellen Mit Hilfe dieser Funktion wird eine Tonwahldatei für die markierte private Rufnummer erstellt. Die Datei wird im Ordner "Tonwahl" gespeichert. Existiert der Ordner nicht, wird er vom Programm im Programmordner angelegt. 6. Tonwahldatei für dienstl. Telefonnummer erstellen Mit Hilfe dieser Funktion wird eine Tonwahldatei für die markierte dienstl. Rufnummer erstellt. Die Datei wird im Ordner "Tonwahl" gespeichert. Existiert der Ordner nicht, wird er vom Programm im Programmordner angelegt. 7. Tonwahldatei für Mobilrufnummer erstellen Mit Hilfe dieser Funktion wird eine Tonwahldatei für die markierte Mobil- rufnummer erstellt. Die Datei wird im Ordner "Tonwahl" gespeichert. Existiert der Ordner nicht, wird er vom Programm im Programmordner angelegt. 8. Adressen aus CSV-Datei importieren Mit Hilfe dieser Funktion können beliebig viele Adressen aus einer CSV-Datei importiert werden. Welche Felder importiert werden sollen und die entsprechende Zuordnung wird in der Datei AddressEdit-Import.txt angegeben. Die Namen in der Datei dürfen nicht geändert werden. Die nach dem Namen angegebene Zahl gibt an, in welcher Spalte der CSV-Datei der entsprechende Feldinhalt steht. Als Trennzeichen zwischen den einzelnen Feldern in der CSV-Datei wird ein Semikolon vorausgesetzt. 9. Adresse in Zwischenablage kopieren Hin und wieder wird die Adresse auch für eine andere Anwendung benötigt. Daher kann man diese mit Hilfe dieser Funktion in die Zwischenablage kopieren. 10. Bankverbindung in Zwischenablage kopieren Hin und wieder wird die Bankverbindung auch für eine andere Anwendung benötigt. Daher kann man diese mit Hilfe dieser Funktion in die Zwischenablage kopieren. 11. Überweisungsformular erstellen Mit Hilfe dieser Funktion wird ein Überweisungsformular für eine SEPA-Überweisung im Excel-Format erstellt. Dazu müssen die erforderlichen Angaben wie Name der Bank, IBAN, Betrag und Verwendungszweck im Datensatz erfaßt sein. Im Menü "Konfiguration" müssen zusätzlich die eigenen Angaben zur Bank eingetragen werden. 12. Überweisungen anzeigen Mit Hilfe dieser Funktion kann man sich die gespeicherten Überweisungen anzeigen lassen. Angezeigt wird zunächst der Name, das Datum und der Betrag. Drückt man die Taste F12 werden die eingegebenen Verwendungszwecke angezeigt. Mit Escape oder Alt+F4 kommt man zurück zur Liste der Überweisungen. Durch erneutes Drücken von Escape oder Alt+F4 gelangt man zur Adressenliste zurück. 13. Informationen zur Adressendatei Ruft man diesen Menüpunkt auf, erfährt man unter anderem die Anzahl der gespeicherten Adressen und wieviele Adressen zu jeder einzelnen Gruppe gespeichert sind. 14. Gruppenliste bearbeiten Mit Hilfe dieser Funktion kann man die gewünschten Gruppenbezeichnungen eingeben. Diese stehen dann bei den Funktionen zur Verfügung, bei denen eine oder mehrere Gruppen ausgewählt werden können (Neueingabe einer Adresse, Adresse bearbeiten, Serienmail versenden, Serienbrief schreiben). Die einzelnen Gruppenbezeichnungen müssen zeilenweise untereinander eingetragen werden. Zwei Gruppenbezeichnungen sind standardmäßig eingetragen (Familie und Freunde), die jedoch natürlich auch wieder gelöscht werden können. Durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons werden die Änderungen gespeichert. 15. Konfiguration Mit Hilfe dieser Funktion können individuelle Einstellungen vorgenommen werden. Zum Beispiel ist es erforderlich, die eigene Adresse hier einzutragen, damit bei der Briefkopf-Erstellung die richtigen Angaben eingesetzt werden. Menü "Hilfe" Hier stehen folgende Menüpunkte zur Verfügung: Funktionstastenbelegung Programmbeschreibung 1. Funktionstastenbelegung Mit Hilfe dieser Funktion kann man sich einen Überblick verschaffen, welche Funktionen mit welchen Funktionstasten aktiviert werden können. Zurück zum Hauptmenü gelangt man durch Drücken der Escape-Taste oder Alt+F4. 2. Programmbeschreibung Mit Hilfe dieser Funktion wird die zum Programm gehörende Beschreibung geladen. Sie muß sich im Programmverzeichnis befinden. Wird die Beschreibung nicht gefunden, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Im Kontextmenü stehen zusätzlich folgende Menüpunkte zur Verfügung: Aktualisierung des Programms Freischaltcode anfordern Freischaltcode eingeben 1. Aktualisierung des Programms Hiermit kann man überprüfen, ob es eine neuere Version des Programms gibt. Wenn ja, kann man diese sofort herunterladen. 2. Freischaltcode anfordern Mit Hilfe dieser Funktion kann das Programm zur Vollversion freigeschaltet werden. Hierzu muss die vom Programm erzeugte E-Mail einfach an mich gesendet werden. Die im Betreff eingefügte Zeichenfolge darf nicht verändert werden, denn hieraus wird von mir der Freischaltcode generiert. Kann keine E-Mail versendet werden, kann man den Freischaltcode auch in der Zwischenablage speichern lassen, um ihn dann beispielsweise per Telefon zu übermitteln. 3. Freischaltcode eingeben Mit Hilfe dieser Funktion kann man die Demoversion zur Vollversion freischalten. Hierzu muss der von mir mitgeteilte Freischaltcode eingegeben werden. Am besten kopiert man den von mir zugesandten Freischaltcode in die Zwischenablage (Strg+c) und fügt diesen dann hier ein (Strg+v). Demoversion Bei der Demoversion des Programms gibt es keine Funktionseinschränkungen. Dadurch kann das Programm in vollem Umfang getestet werden. Begrenzt ist nur die Anzahl der Adressen, die vom Programm verarbeitet werden kann. Hier liegt die Grenze bei 25 Adressen. Die Vollversion kostet 15,00 Euro und ist erhältlich bei Manfred Winkler, erreichbar unter der Rufnummer 0177/5432200 oder per E-Mail unter der E-Mail- Adresse Manfred-Winkler@posteo.de