Beschreibung zum Programm AdrEdit (Adressenverwaltung) ====================================================== Die Installation des Programms erfolgt durch den Aufruf des Installationsprogramms. Vom Installationsprogramm wird ein Ordner mit den zum Programm gehörenden Dateien, eine Verknüpfung zum Programm auf dem Desktop (Arbeitsplatz) und eine Verknüpfung im Startmenü angelegt. Beim ersten Aufruf des Programms wird die zum Programm gehörende Konfigurationsdatei und eine Adressendatei mit 2 Adressen automatisch erstellt. Nach dem Aufruf des Programms werden von den gespeicherten Adressen folgende Angaben in einer Liste angezeigt: Name, Telefon privat, Telefon dienst, Handynummer. Durch drücken der Enter-Taste wird die komplette Adresse sichtbar und kann bearbeitet werden. Durch erneutes drücken der Enter-Taste oder durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons wird die Adresse gespeichert und man gelangt zurück in die Liste aller Adressen. Nach jeder Neueingabe oder Änderung wird die Adressendatei alphabetisch sortiert. Durch drücken der Taste F12 werden alle Daten der markierten Adresse angezeigt. Die angezeigten Daten können editiert und ausgedruckt werden. Der Datensatz wird hierdurch nicht verändert. Soll der angezeigte Text gedruckt werden, erreicht man dieses durch Drücken der Tastenkombination Alt+d oder durch Drücken der Tab-Taste, wodurch man zum Button "Drucken" gelangt. Jede Adresse besteht aus folgenden Feldern: Name Zusatz Anrede Straße PLZ/Ort Telefon p. (privat) Telefon d. (dienst) Handynummer Telefax E-Mail p. (privat) E-Mail d. (dienst) Internetadresse Geburtstag Bank (Name der Bank) Bankleitzahl Kontonummer Betrag Datum VZweck1 (Verwendungszweck 1) VZweck2 (Verwendungszweck 2) Gruppe(n) Bemerkung Bei der Eingabe des Namens sollte folgendes beachtet werden: Besteht der Name aus Vorname und Nachname, sollte man zuerst den Nachnamen eingeben gefolgt von einem Komma, danach folgt der Vorname. Beispiel: Müller, Peter Das Geburtsdatum muß in der Form tt.mm.jjjj eingegeben werden, also 2 Ziffern für die Tagesangabe, 2 Ziffern für die Monatsangabe und 4 Ziffern für die Jahresangabe. Dazwischen muß jeweils ein Punkt stehen. Beispiel: 25.04.1965 Nur dann wird der Eintrag bei der Funktion "Geburtstagserinnerung" (Taste F5) und bei den Geburtstagslisten (Strg+F5 oder Strg+F6) berücksichtigt. Die einzelnen Adressen kann man durch drücken der Cursortasten ansteuern oder durch die Eingabe eines oder mehrerer Anfangsbuchstaben. Durch drücken der Alt-Taste gelangt man in die Menüzeile, wo folgende Menüs zur Verfügung stehen: Adresse Suchen Kontakt Zwischenablage Listen Extras Hilfe Nachfolgend werden die einzelnen Menüs und deren Menüpunkte kurz beschrieben. Menü "Adresse" 1. Bearbeiten Diesen Menüpunkt erreicht man auch durch Drücken der Enter-Taste in der Liste. Hiermit kann die ausgewählte Adresse geändert werden. Durch drücken der Tab-Taste gelangt man zu den einzelnen Feldern. Durch erneutes drücken der Enter-Taste oder durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons wird die Adresse gespeichert. Sollen die Änderungen nicht gespeichert werden, gelangt man durch Drücken der Escape-Taste zurück zur Adressenübersicht. Im Feld Bemerkung kann ein beliebig langer Text eingegeben werden. In der Bemerkung kann mit folgenden Tastenkombinationen nach einer Zeichenkette gesucht werden: Strg+f = Suchbegriff eingeben und mit Hilfe der Enter-Taste danach suchen. F3-Taste = Den nächsten Suchbegriff (falls vorhanden) suchen. F2-Taste = Den vorherigen Suchbegriff (falls vorhanden) suchen. Wird der Suchbegriff nicht mehr gefunden, ertönt ein akustisches Signal. Der eingegebene Suchbegriff wird beim erneuten Aufruf der Funktion wieder angezeigt, so dass, wenn gewünscht, sofort eine erneute Suche gestartet werden kann. Die Groß- und Kleinschreibung muß bei der Suche nicht beachtet werden. Um bei der Bearbeitung einer Adresse einige Felder gezielt anspringen zu können, stehen folgende Tastenkombinationen zur Verfügung: Strg+n = Cursor im Feld Name positionieren, Strg+t = Cursor im Feld Telefonnummer privat positionieren, Strg+e = Cursor im Feld E-Mail-Adresse privat positionieren, Strg+i = Cursor im Feld Internetadresse positionieren, Strg+g = Cursor im Feld Geburtsdatum positionieren, Strg+b = Cursor im Feld Bankverbindung positionieren. 2. Kopieren Hiermit wird die markierte Adresse kopiert, also dupliziert. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn man mehrere nahezu gleichmäßige Adressen eingeben möchte. 3. Löschen Hiermit kann die ausgewählte Adresse gelöscht werden. Es erfolgt jedoch zunächst eine Sicherheitsabfrage, ob die Adresse auch tatsächlich gelöscht werden soll. Wird die Abfrage mit Hilfe des Ja-Buttons quittiert, wird die Adresse gelöscht. 4. Neueingabe Mit Hilfe dieser Funktion kann eine neue Adresse eingegeben werden. Mit Hilfe der Tab-Taste gelangt man zu den einzelnen Feldern. Durch drücken der Enter- Taste oder durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons wird die neue Adresse gespeichert. Soll die Adresse doch nicht gespeichert werden, gelangt man durch Drücken der Escape-Taste zurück zur Adressenübersicht. Die Anrede kann selbst eingegeben werden, es stehen aber auch vier Anreden in einer Auswahlliste zur Verfügung: Frau, Herrn, Firma und Familie. Menü "Suchen" Hiermit läßt sich die Datei durchsuchen. Es stehen folgende Suchmöglichkeiten zur Verfügung: Name: Gesucht wird in den Feldern Name, Zusatz und Anrede Straße: Gesucht wird im Feld Straße PLZ/Ort: Gesucht wird im Feld PLZ/Ort Telefon: Gesucht wird in den Feldern Telefon p., Telefon d. und Handynummer E-Mail: Gesucht wird in den Feldern E-Mail p. und E-Mail d. Internet: Gesucht wird im Feld Internetadresse Geburtstag: Gesucht wird im Feld Geburtstag Bankverbindung: Gesucht wird in den Feldern Bank, Konto-Nr und BLZ Gruppe(n): Gesucht wird im Feld Gruppe Bemerkung: Gesucht wird im Feld Bemerkung Volltextsuche: Gesucht wird in allen Feldern Die Groß- und Kleinschreibung muß bei der Eingabe des Suchbegriffs nicht beachtet werden. Das Suchergebnis wird in einem neuen Fenster angezeigt. Mit Hilfe von Escape oder Alt+F4 wird das angezeigte Fenster wieder geschlossen. Im Suchergebnis kann mit folgenden Tastenkombinationen nach einer Zeichenkette gesucht werden: Strg+f = Suchbegriff eingeben und mit Hilfe der Enter-Taste danach suchen. F3-Taste = Den nächsten Suchbegriff (falls vorhanden) suchen. F2-Taste = Den vorherigen Suchbegriff (falls vorhanden) suchen. Wird der Suchbegriff nicht mehr gefunden, ertönt ein akustisches Signal. Am Ende der Liste wird immer angezeigt, wieviele Adressen gefunden wurden. Die angezeigten Daten können editiert und ausgedruckt werden. Die Adressendatei wird hierdurch nicht verändert. Soll der angezeigte Text gedruckt werden, erreicht man dieses durch Drücken der Tastenkombination Alt+d oder durch Drücken der Tab-Taste, wodurch man zum Button "Drucken" gelangt. Menü "Kontakt" In diesem Menü stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Private Telefonnummer anrufen per Tonwahl (F1) Dienstl. Telefonnummer anrufen per Tonwahl (F2) Handynummer anrufen per Tonwahl (F3) E-Mail an private Adresse (F9) E-Mail an dienstl. Adresse (F10) Internetseite aufrufen (F11) Wählen einer Telefonnummer per Tonwahl Mit Hilfe dieser Funktion kann man die Rufnummern die zu einer Adresse eingegeben wurden akustisch wiedergeben. Hierdurch können die Rufnummern automatisch angewählt werden. Dazu muß man den Hörer des Telefons an den Lautsprecher halten, aus dem die Ziffernfolge akustisch wiedergegeben wird. Mit der Taste F1 wird die private Telefonnummer gewählt. Mit der Taste F2 wird die dienstl. Telefonnummer gewählt. Mit der Taste F3 wird die Handynummer gewählt. Die Funktionen "E-Mail an private Adresse" und "E-Mail an dienstl. Adresse" rufen das E-Mail-Programm auf und setzen die entsprechende E-Mail-Adresse ein. Die Funktion "Internetseite aufrufen" startet den Internet-Explorer und ruft die entsprechende Internetseite auf. Menü "Zwischenablage" Mit Hilfe dieses Menüs können folgende Angaben in die Zwischenablage kopiert werden: Adresse (Shift+F1) Bankverbindung (Shift+F2) Briefkopf (Shift+F3) Private Telefonnummer (Shift+F5) Dienstl. Telefonnummer (Shift+F6) Handynummer (Shift+F7) Private E-Mail-Adresse (Shift+F9) Dienstl. E-Mail-Adresse (Shift+F10) Internetadresse (Shift+F11) Kopiert man den Briefkopf in die Zwischenablage, wird danach sofort das Textverarbeitungsprogramm aufgerufen, falls man es in der Konfigurationsdatei angegeben hat. Durch Drücken der Tastenkombination Strg+v wird der Briefkopf dann eingefügt. Menü "Listen" Folgende Listen können mit Hilfe dieses Menüs angezeigt werden: Geburtstagsliste1 (Strg+F5), sortiert nach Alphabet Geburtstagsliste2 (Strg+F6), sortiert nach Datum Gruppenliste (Strg+F7), sortiert nach Alphabet Ortsliste (Strg+F3), sortiert nach Postleitzahl Straßenliste (Strg+F4), sortiert nach Alphabet Bei allen Listen können die Funktionen F1, F2, F3, F9, F10, F11 und F12 aufgerufen werden. Mit Alt+F4 oder Escape gelangt man zur Adressenliste zurück. Menü "Extras" In diesem Menü stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Geburtstagserinnerung (F5) Textverarbeitung aufrufen (F6) Serienbrief erstellen (Strg+F1) Serienmail versenden (Strg+F2) Briefumschlag adressieren Daten der markierten Adresse anzeigen (F12) Telefonliste exportieren (Strg+F11) Adressendatei exportieren (Strg+F12) Informationen zur Adressendatei Konfigurationsdatei bearbeiten 1. Geburtstagserinnerung Mit Hilfe dieser Funktion wird überprüft, ob am aktuellen Tag eine Person Geburtstag hat. Trifft dies zu, wird der Name und das entsprechende Alter angezeigt. Ein akustisches Signal (Fanfare) ertönt zusätzlich. Wird kein Eintrag für den aktuellen Tag gefunden, ertönt ein kurzer Signalton. 2. Textverarbeitung aufrufen Hiermit wird die in der Konfigurationsdatei angegebene Textverarbeitung aufgerufen. Dann können zum Beispiel die in die Zwischenablage kopierten Informationen durch Drücken der Tastenkombination Strg+v angezeigt werden (Adresse, Bankverbindung, Briefkopf). 3. Serienbrief erstellen Mit Hilfe dieser Funktion kann ein Serienbrief erstellt werden. Die Vorlage für einen Serienbrief kann beispielsweise wie folgt aussehen: Beispiel 1: Kegelverein Köln *Datum* Rheinstraße 10 50123 Köln *Anrede1* *Name* *Zusatz* *Straße* *PLZ Ort* Einladung zur Jahreshauptversammlung *Anrede2* hiermit laden wir Euch/Sie ein zur Jahreshauptversammlung am 15.08.2010. Mit freundlichen Grüßen Beispiel 2: Manfred Winkler *Datum* Rheinstraße 10 50123 Köln *Anrede1* *Name* *Straße* *PLZ Ort* Einladung Hallo *Vorname*, hiermit lade ich Dich/Euch herzlich ein zu meiner Geburtstagsfeier am kommenden Wochenende. Die Feier beginnt um 19:00 Uhr. Bitte teile mir mit, ob Du bzw. Ihr kommen könnt. Herzliche Grüße Die Platzhalter für die eigentliche Adresse müssen mit einem * (Stern) gekennzeichnet werden. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: *Anrede1* (Anrede1 beinhaltet die postalische Anrede, z. B. Frau oder Herrn). *Anrede2* (Anrede2 beinhaltet die persönliche Anrede, z. B. Sehr geehrte Frau Meier oder Sehr geehrter Herr Meyer). *Name* *Vorname* *Zusatz* (Zusatz ist z. B. Inhaber Herr Müller oder z. Hd. Frau Müller). *Straße* *PLZ Ort* *Datum* Als erstes muß der Name der Serienbriefvorlage eingegeben werden. Wird die Serienbriefvorlage nicht gefunden, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Danach muß der Name der Gruppe eingegeben werden, für die der Brief erstellt werden soll. Gesucht wird der Gruppenname vom Programm im Feld "Gruppe(n)". Damit eine Adresse für verschiedene Anschreiben ausgewählt werden kann, können bei der Neueingabe oder Bearbeitung einer Adresse mehrere Gruppenbezeichnungen eingegeben werden. Soll eine Adresse mehreren Gruppen zugeordnet werden, müssen die einzelnen Gruppen durch ein Leerzeichen voneinander getrennt eingegeben werden. Beispiel: Gehört eine Person dem Skatverein an (sv) und der Kegelgruppe (kg), schreibt man im Feld Gruppe: kg sv Wird die Serienbriefvorlage gefunden und Personen, die der eingegebenen Gruppe angehören, wird ein Brief für jede gefundene Person erstellt. Die Anzahl der erstellten Briefe wird nach der Fertigstellung der Briefe angezeigt. Alle Briefe sind in einer Datei in der Zwischenablage gespeichert. Wenn man jetzt ein Textverarbeitungsprogramm aufruft, kann die Datei mit allen Briefen mit Hilfe der Tastenkombination Strg+v eingefügt werden. Mit Hilfe der Funktion "Drucken" des Textverarbeitungsprogramms können die Briefe nun ausgedruckt werden. Jeder Brief beginnt auf einer neuen Seite. Der zuletzt eingegebene Name der Serienbriefvorlage wird vom Programm in der Konfigurationsdatei gespeichert. Beim nächsten Aufruf der Serienbrieffunktion wird er als Dateiname wieder angezeigt. 4. Serienmail versenden Mit Hilfe dieser Funktion kann eine E-Mail an eine zuvor einzugebende Gruppe gesendet werden. Wird die eingegebene Gruppe gefunden, wird die private E-Mail-Adresse des Eintrags für den Versand genommen. Ist keine private E-Mail-Adresse eingetragen, wird die dienstliche E-Mail-Adresse für den Versand verwendet. Bevor die E-Mail an die Gruppe versendet wird, muß der Versand durch Bestätigung mit Hilfe des OK-Buttons bestätigt werden. Es wird zusätzlich angezeigt, wieviel Teilnehmer der Gruppe keine E-Mail-Adresse haben. Die E-Mail-Adressen werden im BCC-Feld des E-Mail-Programms eingetragen, wodurch für die E-Mail-Empfänger nicht sichtbar ist, wer die E-Mail noch erhalten hat. 5. Briefumschlag adressieren Mit Hilfe dieser Funktion kann ein Briefumschlag mit der markierten Adresse bedruckt werden. Durch Drücken der rechten Cursortaste wird das Auswahlmenü für die verschiedenen Briefumschlagformate geöffnet. Folgende Formate stehen zur Verfügung: Format DIN C6 Format DIN C5 Format DIN C4 Format DIN lang Nach der Auswahl des Formats erfolgt noch die Abfrage "Bitte gewünschten Adressenzusatz auswählen:". Hier stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Ohne Adressenzusatz Mit Aufdruck BLINDENSENDUNG Mit Aufdruck EINSCHREIBEN Die Positionsangaben für den Absender und Empfänger für die einzelnen Formate kann man in der Konfigurationsdatei festlegen. Auch die Anzahl der Leerzeilen zwischen Absender und Empfänger kann hier individuell angepaßt werden. Schließlich kann noch die Anzahl der Leerzeilen am oberen Rand für alle Briefumschlagformate angegeben werden. Bei der erstmaligen Nutzung dieser Funktion muß in der Regel erstmal getestet werden, welche Einstellungen für das jeweilige Format geeignet sind. 6. Daten der markierten Adresse anzeigen Mit Hilfe dieser Funktion kann man sich alle Informationen anzeigen lassen, die zu einer Adresse gespeichert sind. In diesem Informationsfenster stehen folgende Tastenkombinationen zur Verfügung: Private Telefonnummer anrufen per Tonwahl (F1) Dienstl. Telefonnummer anrufen per Tonwahl (F2) Handynummer anrufen per Tonwahl (F3) E-Mail an private Adresse (F9) E-Mail an dienstl. Adresse (F10) Internetseite aufrufen (F11) Adresse bearbeiten (Strg+b) Adresse kopieren (Strg+k) Adresse löschen (Strg+l) Adresse neu eingeben (Strg+n) Bei den 4 zuletzt genannten Funktionen wird das Informationsfenster geschlossen, sodass man nach dem Beenden der Funktionen wieder in der Adressenliste steht. Die Adresse kann zusätzlich bearbeitet und ausgedruckt werden. Die gespeicherte Adresse wird hierdurch nicht geändert. 7. Telefonliste exportieren Mit Strg+F11 kann man die Adressendatei exportieren, jedoch wird nur der Name und die dazugehörenden Rufnummern exportiert (Telefonliste). Der Name der Exportdatei wird in der Konfigurationsdatei festgelegt. Standardmäßig wird hier der Name "Adressen.txt" vergeben. Wurde ein Textverarbeitungsprogramm in der Konfigurationsdatei angegeben, wird dieses aufgerufen und die liste geladen. Mit Alt+F4 gelangt man dann wieder zurück zur Adressendatei. 8. Adressendatei exportieren Mit Strg+F12 kann man die Adressendatei exportieren. Der Name der Exportdatei wird in der Konfigurationsdatei festgelegt. Standardmäßig wird hier der Name "Adressen.txt" vergeben. Wurde ein Textverarbeitungsprogramm in der Konfigurationsdatei angegeben, wird dieses aufgerufen und die Exportdatei geladen. Mit Alt+F4 gelangt man dann wieder zurück zur Adressendatei. 9. Konfigurationsdatei bearbeiten Beim Aufruf des Programms wird überprüft, ob die zum Programm gehörende Konfigurationsdatei AdrEdit.ini existiert. Wird die Datei nicht gefunden, wird sie im Programmverzeichnis automatisch erstellt. Die Datei AdrEdit.ini sieht wie folgt aus, wenn sie beispielsweise im Verzeichnis C:\Programme\Adressenverwaltung erstellt wird: [Allgemein] Adressendatei=C:\Programme\Adressenverwaltung\Adressen.dat Adressenexport=C:\Programme\Adressenverwaltung\Adressen.txt Serienbrief= Telefonanlage=0 Textverarbeitung= Adresse_Merken=n Adresse_Nummer=1 [Adresse] Name=Manfred Winkler Straße=Rheinstraße 10 Wohnort=53111 Bonn Absender_C6=15 Empfänger_C6=40 LZ_C6=8 Absender_C5=15 Empfänger_C5=40 LZ_C5=25 Absender_C4=5 Empfänger_C4=50 LZ_C4=45 LZ_Oben=1 Die Angaben können mit Hilfe der Funktion "Konfigurationsdatei bearbeiten" individuell angepaßt werden. Zum Beispiel ist es erforderlich, die eigene Adresse hier einzutragen, damit bei der Briefkopf-Erstellung die richtigen Angaben eingesetzt werden. Der Parameter "Telefonanlage=0" bewirkt, dass beim Wählen einer Rufnummer mit Hilfe der Funktionstasten F1, F2 oder F3 keine Ziffer 0 vor der eigentlichen Rufnummer vom Programm gewählt wird. Hat jemand eine Telefonanlage, muß in der Regel die Ziffer 0 zuerst gewählt werden, damit man eine Amtsleitung bekommt. Setzt man den Parameter "Telefonanlage=0" auf "Telefonanlage=1", wird vom Programm automatisch immer die Ziffer 0 vor der eigentlichen Rufnummer gewählt. Der Parameter "Adresse_Merken=n" bewirkt, dass man beim Programmaufruf immer am Anfang der Datei steht. Ändert man den Parameter in "Adresse_Merken=j", merkt sich das Programm die zuletzt markierte Adresse und positioniert sich beim nächsten Aufruf wieder auf diese. Die Parameter Absender_C6=15, Empfänger_C6=40 und LZ_C6=8 beziehen sich auf das Briefumschlagformat C6. Der erste Wert gibt die Druckposition des Absenders an, der zweite Wert gibt die Druckposition des Empfängers an und der dritte Wert gibt die Leerzeilen zwischen Absender und Empfänger an. Das gleiche gilt für die Briefumschlagformate C5 und C4. Für das Format DIN lang sind keine Parameter vorgesehen, da hier die Angaben für den Absender und Empfänger identisch sind mit den Angaben des Formats C4. Der Wert für die Leerzeilen zwischen Absender und Empfänger wird vom Format C6 übernommen. Menü "Hilfe" Hier stehen folgende Menüpunkte zur Verfügung: Funktionstastenbelegung Programmbeschreibung 1. Funktionstastenbelegung Mit Hilfe dieser Funktion kann man sich einen Überblick verschaffen, welche Funktionen mit welchen Funktionstasten aktiviert werden können. Zurück zum Hauptmenü gelangt man durch Drücken der Escape-Taste oder Alt+F4. 2. Programmbeschreibung Mit Hilfe dieser Funktion wird die zum Programm gehörende Beschreibung geladen. Sie muß sich im Programmverzeichnis befinden. Demoversion Bei der Demoversion des Programms gibt es keine Funktionseinschränkungen. Dadurch kann das Programm in vollem Umfang getestet werden. Begrenzt ist nur die Anzahl der Adressen, die vom Programm verarbeitet werden kann. Hier liegt die Grenze bei 25 Adressen. Die Vollversion kostet 15,00 Euro und ist erhältlich bei Manfred Winkler unter der Rufnummer 0228/88604635 oder per E-Mail unter der E-Mail-Adresse Manfred-Winkler@gmx.de. Kann die Vollversion des Programms per E-Mail zugesendet werden, fallen keine zusätzlichen Kosten an. Für den Versand auf CD per Post werden 2,50 Euro berechnet. Bei Fragen oder Anregungen zum Programm AdrEdit.exe stehe ich gerne per E-Mail oder telefonisch zur Verfügung.